Mes services d’assistante administrative en Alsace
Tout ce que je peux prendre en charge pour vous, chaque semaine ou ponctuellement. Vous gardez la main, je m’occupe du reste.
Devis et facturation
Vous me transmettez vos éléments comme ça vous arrange (notes, photos, message vocal, appel) et je m’occupe du reste. Vos devis partent vite, vos factures aussi.
Concrètement :
- Rédaction et mise en forme de vos devis, dans votre logiciel ou votre modèle
- Suivi des devis en attente de réponse, pour ne laisser filer aucun chantier
- Émission de vos factures dès la fin de l’intervention
- Mise à jour de vos tarifs et de vos modèles de documents
Relances clients
Relancer un client, ça prend du temps et ça peut être délicat. Je m’en charge avec tact, selon le calendrier qu’on fixe ensemble : vous êtes payé plus vite, et la relation client reste bonne.
Concrètement :
- Suivi des échéances de paiement
- Relances courtoises par e-mail ou par téléphone, au bon moment
- Tableau des factures en attente, toujours à jour
- Je vous alerte si un dossier se complique : vous décidez de la suite
Pré-comptabilité
Je prépare le terrain pour votre expert-comptable : vos pièces sont triées, classées et transmises dans le format qu’il attend. Je ne le remplace pas, je lui facilite la vie (et la vôtre).
Concrètement :
- Collecte et classement des factures d’achat et de vente
- Rassemblement des justificatifs et notes de frais
- Pointage simple de vos relevés bancaires
- Transmission régulière à votre cabinet comptable
Suivi fournisseurs et dossiers
Commandes, livraisons, contrats, dossiers en cours : je garde un œil sur tout ce qui a une échéance, pour que rien ne passe à la trappe.
Concrètement :
- Passage et suivi des commandes fournisseurs
- Relance des livraisons en retard
- Suivi des contrats et abonnements (renouvellements, échéances)
- Suivi de vos dossiers en cours dans un tableau partagé
Agenda, mails et courriers
Votre boîte mail déborde et votre courrier s’accumule ? Je trie, je réponds à ce qui peut l’être et je vous signale l’essentiel.
Concrètement :
- Tri et traitement de votre boîte mail
- Réponses aux demandes courantes, avec des modèles à votre image
- Prise et organisation de vos rendez-vous
- Traitement du courrier : lecture, numérisation, classement, réponse
Classement et archivage
Un document introuvable, c’est du temps perdu. Je mets en place un classement simple et logique, papier comme numérique, pour que vous retrouviez tout en un instant.
Concrètement :
- Plan de classement clair, adapté à votre activité
- Organisation de vos dossiers partagés et de vos fichiers
- Numérisation de vos documents papier
- Archivage régulier pour garder un bureau dégagé
Outils et automatisations simples
C’est là que je vais plus loin qu’une simple exécution : je crée des outils qui vous font gagner du temps durablement, et qui restent chez vous. Je travaille avec vos outils, notamment Microsoft 365, Google Workspace, Excel ou votre logiciel de facturation.
Concrètement :
- Modèles de devis, de factures et de mails prêts à l’emploi
- Tableaux de suivi clairs (chantiers, impayés, fournisseurs)
- Automatisations simples : relances, formulaires, rappels
- Procédures écrites, pour que tout le monde sache qui fait quoi
Vos questions
Vous travaillez sur place ou à distance ?
Les deux. Installée dans le Val d’Argent, je viens vous rencontrer dans votre entreprise, de Sélestat à Colmar, et je travaille aussi à distance sur vos outils. On choisit ensemble ce qui vous convient le mieux.
Et si j’ai juste besoin d’un coup de main ponctuel ?
C’est possible : en plus de mes formules mensuelles, je prends des missions ponctuelles, par exemple pour rattraper un retard de classement ou de facturation. Parlons-en, je vous fais une proposition sur mesure.
Avec quels outils travaillez-vous ?
Avec les vôtres : votre logiciel de facturation, Microsoft 365, Google Workspace, Excel… Je m’adapte à votre façon de faire, sans vous obliger à tout changer.
Mes informations sont-elles en sécurité ?
La confidentialité fait partie de mon métier : vos informations restent entre nous. Les accès à vos outils sont mis en place avec vous, et vous pouvez les retirer à tout moment. Je suis par ailleurs assurée en responsabilité civile professionnelle.
Travaillez-vous avec les particuliers ?
Non, j’accompagne uniquement les professionnels : dirigeants de TPE, artisans, commerçants et indépendants.
Un service vous intéresse ?
Parlons-en, sans engagement. Je viens vous rencontrer dans votre entreprise, ou on échange en visio ou par téléphone, comme vous préférez.